Lesson 11: A meeting

Bài 11: Hội họp

Trần Hạnh và toàn Ban Tiếng Việt Đài Úc Châu xin thân chào bạn. Mời bạn theo dõi loạt bài ‘Tiếng Anh Thương mại’ do Sở Giáo dục Đa Văn hóa cho Người Lớn gọi tắt là AMES biên soạn tại thành phố Melbourne, nước Úc. Qua loạt bài gồm 26 bài học này, chúng tôi sẽ mời bạn đến thăm một cơ sở thương mại Phương Tây làm ăn phát đạt để bạn có dịp giao tiếp với những người nói Tiếng Anh. Mỗi bài đối thoại đề cập đến một phạm vi giao tiếp quan trọng trong doanh nghiệp. Xin bạn đừng lo lắng nếu không hiểu bài vào lúc đầu. Phần lớn đoạn hội thoại sẽ được lập lại, giải thích và thực tập ngay trong bài này hay trong những bài sau. Lâu lâu chúng tôi sẽ lập lại toàn bộ đoạn hội thoại… và bạn hẳn sẽ ngạc nhiên không ít khi thấy mình chẳng những có thể hiểu được rất nhìều mà còn nói được nhiều câu tương tự đến như thế.

Lesson 11: A meeting

Bài 11: Hội họp Trong Bài 11, bạn sẽ tìm hiểu vai trò của người chủ tọa cuộc họp. Bạn sẽ biết phải diễn tả ra sao để nói lên mục đích cuộc họp, giới thiệu tiết mục trong nghị trình thảo luận. Bạn cũng sẽ học cách ngắt lời người khác hay biết phải xử lý thế nào khi có người ngắt lời bạn. Sau cùng bạn sẽ làm quen với các câu nói khi cần tóm tắt điều người khác vừa nói. Nào chúng ta bắt đầu nhé. Bây giờ là sáng thứ Hai. Douglas, Caroline, Harvey và Victoria đang họp bàn về cuộc thuyết trình vào ngày mai.
Douglas:
Alright, let’s make a start. Can someone volunteer to take the minutes?
Nào, chúng ta bắt đầu thôi. Ai có thể tình nguyện ghi lại biên bản cuộc họp không nào?
Harvey:
I will.
Để tôi.
Douglas:
Thanks, Harvey. Now the agenda isn’t a long one. We need to prepare for this presentation with Silver Heaven tomorrow.
Cảm ơn Harvey. Nghị trình không dài lắm. Chúng ta cần phải chuẩn bị cho cuộc thuyết trình với Silver Heaven vào ngày mai.
Douglas:
Caroline has just got back from Brisbane so she’s been out of the loop on this issue.
Caroline vừa mới từ Brisbane về nên hoàn toàn chưa biết gì về chuyện này.
Douglas:
Harvey and Victoria will bring us up to scratch on what they know about Lian and Lok Lee.
Harvey và Victoria sẽ cho chúng ta hay những điều mà họ đã biết về Lian và Lok Lee.
Douglas:
Then we’ll work out what needs to be done and who’ll do what.
Rồi chúng ta sẽ phải bàn xem những gì cần phải làm và phân công cho mỗi người.
Douglas:
Harvey, would you like to start by filling us in on what you know about the Lee’s intentions?
Harvey có thể bắt đầu được không? Hãy thuật lại cho chúng tôi nghe những gì anh biết về dự tính của vợ chồng nhà Lee.

Bây giờ chúng ta hãy tìm hiểu khía cạnh văn hoá trong bài này. Douglas sẽ chủ trì cuộc họp nhưng không nhất thiết người đứng đầu công ty bao giờ cũng đóng vai này. Nhờ giữ vai trò chủ tọa cuộc họp, ta sẽ học hỏi được rất nhiều. Vì thế, nhiều công ty áp dụng chính sách “rotating chair” tức là cho nhân viên thay phiên nhau chủ trì phiên họp.
Cũng nên lưu ý là trong ngôn ngữ của giới doanh nhân phương Tây ngày nay, từ “Chairman” không còn được dùng phổ biến nữa. Người ta hay dùng từ: Chairperson Chủ tọa hoặc họ chỉ dùng vỏn vẹn từ “Chair" mà thôi. Mở đầu cuộc họp, để làm cho mọi người chú ý, Douglas nói: Let’s make a start Chúng ta bắt đầu thôi. Anh ta cũng có thể nói: We’ll begin with the first item on the agenda Chúng ta sẽ bàn về tiết mục thứ nhất trong nghị trình Sau đó, Douglas cho biết mục đích cuộc họp. Mời bạn nghe lại câu sau đây:

Douglas:
Now the agenda isn’t a long one. We need to prepare for this presentation with Silver Heaven tomorrow.
Nghị trình không dài lắm. Chúng ta cần phải chuẩn bị cho cuộc thuyết trình với Silver Heaven vào ngày mai.
Trong những phiên họp bất thường như thế này thì người ta thường cho biết mục đích ngay khi khai mạc phiên họp. Nào chúng ta hãy nghe một số câu mở đầu sau đây:
English M:
We need to prepare for tomorrow’s presentation.
Chúng ta cần phải chuẩn bị cho cuộc thuyết trình ngày mai.
English F:
We’re here to discuss the new coffee campaign.
Chúng ta có mặt ở đây để bàn về chiến dịch tiếp thị cho loại cà phê mới.
English M:
The purpose of this meeting is to establish a timeline for the HR (human resource) interviews.
Mục đích của cuộc họp là lập thời biểu cho các cuộc phỏng vấn vể nhân sự.
Chúng ta thử tập nói xem sao. Mời bạn nghe và lập lại.

English M:
Let’s make a start.
English F:
We’ll begin with the first item on the agenda.
English M:
We need to prepare for tomorrow’s presentation.
English F:
We’re here to discuss the new coffee campaign.
English M:
The purpose of this meeting is to establish a timeline.

Vậy Douglas nói như thế nào khi anh giới thiệu Harvey, người báo cáo đầu tiên trong cuộc họp? Mời bạn nghe lại:
Douglas:
Harvey, would you like to start by filling us in on what you know about the Lee’s intentions?
Harvey có thể bắt đầu được không? Hãy thuật lại cho chúng tôi nghe những gì anh biết về dự tính của vợ chồng nhà Lee.
Với tư cách chủ tọa phiên họp, bạn phải đề cử người phát biểu cho tiết mục kế tiếp. Bạn phải làm sao để những ai muốn lên tiếng đều có cơ hội phát biểu. Muốn đề cử diễn giả kế tiếp, bạn có khi chỉ cần gọi tên người ấy cũng đủ rồi. Nhưng bây giờ, chúng ta thử tập diễn tả đầy đủ hơn khi cần đề cử qua những câu sau đây:
Douglas:
Harvey, would you like to start by filling us in on what you know about the Lee’s intentions?
English:
Victoria, you had your hand up.
Do you have anything to add, Caroline?
Peter, I believe you’re next.
Bạn có thể còn bỡ ngỡ đối với mấy thành ngữ được Douglas sử dụng ở đây: “Bring someone up to scratch” và “fill someone in”: có nghĩa là cung cấp những thông tin mới nhất về một vấn đề gì đó. "To be out of the loop": có nghĩa là hoàn toàn không được thông tin về một vấn đề gì đó. Mời bạn nghe lại hai thành ngữ này trong những ngữ cảnh sau đây:

English M:
I didn’t know Jack was leaving. I was out of the loop on that one.
Tôi không hề biết là Jack nghỉ việc. Tôi hoàn toàn không hay biết gì về chuyện này cả.
English F:
I’ve been away. Could you fill me in on the facts?
Tôi vắng mặt lâu nay. Anh có thể cho tôi biết rõ về những sự kiện này được không?
English M:
Helen missed yesterday’s meeting. Will you bring her up to scratch on the Bank Project?
Helen không đi họp hôm qua. Liệu anh có thể cho cô ấy biết về Dự án Ngân hàng được không? Chúng ta thử tập nói xem sao. Mời bạn nghe và lập lại.
English M:
I’m out of the loop on that issue.
English F:
I haven’t heard about that. Could you fill me in?
English M:
Could you bring me up to scratch on the project? Quí bạn đang theo dõi chương trình 'Tiếng Anh Thương mại' của Đài Úc Châu.

Lesson 11: A meeting
Bài 10: Hội họp

Xin bạn lắng nghe những từ và mẫu câu mới trong khi tiếp tục theo dõi bài hội thoại bằng cả tiếng Anh lẫn tiếng Việt

Harvey:
Sure. It’s Mrs Lee, Lian, who’s pushing to extend their distribution to Australia…
Vâng. Đó là bà Lian Lee người đang cố mở rộng hoạt động phân phối sang Úc…
Victoria:
Lok Lee just wants a holiday.
Còn ông Lok Lee thì chỉ muốn đi nghỉ thôi.
Douglas:
Thanks, Victoria… Let’s hear Harvey out first.
Cám ơn Victoria… Cứ để Harvey nói nốt đã.
Harvey:
Their main purpose doesn’t seem to be for financial gain. Lian wants to expand to give her children more responsibility. She said they’re all ambitious and the business is too small for them as it is.

Mục đích chính của họ xem ra không phải là kiếm lời. Lian muốn mở rộng công cuộc làm ăn để con cái có thêm trách nhiệm. Bà ta nói rằng đám con của bà đều rất tham vọng, trong khi đó doanh nghiệp của họ lại không đủ chỗ cho con cái bà.

Douglas:
So you’re saying that it’s family rather than money, that’s their main concern?
Như vậy anh muốn nói là quan tâm lớn nhất của họ là chuyện gia đình chứ không phải là vấn đề tiền bạc?
Harvey:
It would seem so.
Vâng, có vẻ là như vậy đấy.
Victoria:
(VICTORIA GIVES A TINY COUGH)
Douglas:
Victoria, you have something to add?
Victoria có muốn nói thêm gì không?
Victoria:
Yes. It’s their youngest son that Lian’s really worried about. He clashes with his older brother and he’s threatening to leave the estate for good… Lian feels that if they go international, she’ll be giving him a chance to travel and keep him within the company…
Vâng. Bà Lian quả là bận tâm với cậu út. Cậu này bất mãn với anh mình và đang hăm dọa là sẽ vĩnh viễn từ bỏ công ty… Lian cho rằng nếu họ có thể mở rộng ra thị trường quốc tế thì bà sẽ tạo dịp cho cậu út ra nước ngoài và sẽ giữ anh ta ở lại với công ty .
Douglas:
You’ve really done your homework, Victoria.
Cô quả là đã tìm hiểu đối tượng tới nơi tới chốn, Victoria ạ.
Victoria:
Thank you, Douglas. I did some research on the weekend…
Cảm ơn Douglas. Tôi đã tìm hiểu vấn đề vào cuối tuần rồi…
Chúng ta hãy để ý xem Douglas ứng biến như thế nào khi Harvey bị Victoria ngắt lời.
Douglas:
Thanks, Victoria… Let’s hear Harvey out first.
Cám ơn Victoria… Cứ để Harvey nói nốt đã.
Bạn cũng có thể mượn một số câu sau đây để ứng phó trong trường hợp có người ngắt lời.
English M:
Yes, we’ll come back to you in a moment, Jan.
Vâng, lát nữa chúng tôi sẽ trở lại vấn đề của bà, bà Jan ạ.
English F:
One at a time please. Peter, you were saying?
Xin quý vị lần lượt phát biểu. Peter, anh đang nói là…
English M:
Please let Sue finish.
Làm ơn để Sue nói xong đã.
Bây giờ chúng ta thử tập nói xem sao. Mời bạn nghe và lập lại.
Douglas:
Thanks, Victoria… Let’s hear Harvey out first.
English M:
Yes, we’ll come back to you in a moment, Jan.
English F:
One at a time please. Peter, you were saying?
English M:
Please let Sue finish.

Nếu cần phải ngắt lời người khác, nhất là khi họ nói vòng vo quá lâu thì bạn có thể dùng một trong các cách sau đây:
English:
Excuse me, may I interrupt?
Xin lỗi, cho phép tôi được ngắt lời nhé?
English:
Could I say something here?
Cho tôi nói vài lời ở đây được không?
English:
Could I just come in here?
Cho tôi phát biểu chỗ này được không?

Chúng ta hãy tập nói như vậy nhé. Mời bạn nghe và lập lại.

English: Excuse me, may I interrupt? Could I say something here? Could I just come in here? Could I just comment on that?
Người điều khiển cuộc họp cũng phải có trách nhiệm diễn giải hoặc tóm lược lại những gì người khác vừa trình bày để mọi người hiểu được vấn đề. Mời bạn để ý xem Douglas đã nói như thế nào để chu toàn trách nhiệm của mình.
Douglas:
So you’re saying that it’s family rather than money, that’s their main concern?
Như vậy anh muốn nói là quan tâm lớn nhất của họ là chuyện gia đình chứ không phải là vấn đề tiền bạc?
Sau đây là một vài cách khác để tóm tắt ý người khác.
English M:
So the issue is one of family rather than money.
Như vậy vấn đề ở đây là chuyện gia đình chứ không phải là chuyện tiền bạc.
English F:
So, to recap, the costs are too high.

Tóm lại, phí tổn là quá cao. Và trước khi chia tay, xin gửi tặng bạn bài vè sau đây để giúp bạn học và thực tập với hy vọng bạn sẽ có thể nhớ được phần nào những gì đã học trong bài này trước khi chúng ta qua bài mới.

English:
I’ve been out of the loop
I’ve been out of the loop
I’ve been out of the loop on that.
Could you fill me in
Could you fill me in
Could you bring me up to scratch?
I’ve been out of the loop
I’ve been out of the loop
I’ve been out of the loop on that.
Could you fill me in
Could you fill me in
Could you bring me up to scratch?

Trần Hạnh mong gặp lại quý bạn trong Bài 12 để tiếp tục theo dõi chủ đề 'Hội họp'.
Xin bạn ghé lại website của Ban Tiếng Việt, Đài Úc Châu, theo địa chỉ www.bayvut.com để xem toàn văn bài học cùng bài tập cho buổi học hôm nay. Ngoài ra bạn cũng có thể học những loạt bài tiếng Anh chuyên đề khác. Tiếng Anh Thương mại là loạt bài do cơ quan AMES, tức Sở Giáo dục Đa Văn hóa cho Người Lớn ở Melbourne, nước Úc, biên soạn. Bạn có thể truy cập website của cơ quan này theo địa chỉ www.ames.net.au. Thay mặt toàn ban tiếng Việt Đài Úc Châu, Trần Hạnh thân ái chào tạm biệt..

END OF LESSON 11